Die digitale Baumappe - eine Arbeitshilfe für alle Beteiligten am Bau

Wie die digitale Baumappe Handwerkern den Arbeitsalltag erleichtern kann.

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Zur Übersicht Lars von Craftnote | 13. Mai 2019

Baumappen, alternativ auch Bauplanmappen genannt, sind eine umfassende Baustellendokumentation aller Gewerke für den Bauleiter bis hin zum Handwerker. Mit dieser Arbeitsgrundlage wird das gesamte Bauvorhaben in Schrift und Bild dokumentiert sowie laufend aktualisiert. Der Begriff Bau ist eine gebräuchliche Kurzfassung im Bauwesen; angesprochen wird damit das Bauen beziehungsweise Errichten eines Gebäudes vom Rohbau bis hin zum Innenausbau mit der sich daran anschließenden Bezugsfertigkeit. Abhängig von der Größe und dem Umfang des Bauwerkes entwickelt sich im Laufe der Monate oder auch Jahre ein überaus umfangreicher Aktenvorgang zu dem gesamten Bauvorhaben. 

Die Baumappe ist eine vom Aufbau und ihrer inhaltlichen Gestaltung her einheitlich strukturierte Arbeitsgrundlage. Mit den Bauplanmappen müssen alle am Bau Beteiligten arbeiten und sich darin zurechtfinden können. Andererseits müssen die Baumappen örtlich oder regional unbegrenzt nutzbar, sie sollten bestenfalls bundesweit einheitlich anwendbar sein. Das Baurecht ist mit der Landesbauordnung LBO jedes einzelnen Bundeslandes ein Landesrecht. Überregional koordiniert werden die LBOs von der Bauministerkonferenz. In deren Zuständigkeitsbereich fällt die MBO, Musterbauordnung zur Vereinfachung sowie Vereinheitlichung der Bestimmungen auf Länderebene. Vor diesem Hintergrund ist es ein wichtiger Aspekt, dass die Baumappen länderübergreifend einheitlich strukturiert sind. 

Das beginnt mit einer einheitlichen Mehrfarbigkeit der einzelnen Mappen als Bestandteil der Gesamt-Baupmappe und geht weiter bis hin zu gleichlautenden inhaltlichen Registern. Insofern sind Baumappen eine Zusammenfassung mehrerer Einzelmappen für die verschiedenen Arbeitsvorgänge am Bau. 

Dazu ein Beispiel:

• die rote Mappe enthält jegliche Korrespondenz des sowie für den Bauherrn

• die grüne Mappe beinhaltet sämtliche Unterlagen für die Bauaufsichtsbehörde [Bauantrag …..]

• die andersfarbige dritte Mappe, beispielsweise beige, ist eine Mehrausfertigung für die örtliche Gemeinde

• in einer oder einigen weiteren Mappen wird die gesamte übrige Korrespondenz zusammengefasst und übersichtlich gegliedert

Baumappen werden für den Bauherrn, für die Bauleitung oder für den am Bau beteiligten Handwerksbetrieb im Handel als ein Gesamtpaket angeboten. Sie dienen als Arbeitsgrundlage nicht nur am Schreibtisch, sondern ganz überwiegend vor Ort am Bau, im Arbeitscontainer oder im Baufahrzeug. Dementsprechend stabil und strapazierfähig muss das Baumappen-Material aus Papier, Karton und Plastik sein. Um damit überall und jederzeit arbeiten zu können, sollten die drei- und mehrteilige Baumappen zur Dokumentation in Papierform 

• über einen starken Aktendeckelkarton verfügen [250 g/cm und stärker]

• mit einer zweifachen Vorrichtung zum Abheften versehen sein

• an den vorderen und hinteren Unterdeckeln jeder Einzelmappe jeweils eine Einsteckklappe bieten

• sichtbar größer sein [z. B. 32 x 23 cm] als das genormte A4-Format [30 x 21 cm]

• die Möglichkeit für Plastikregister wahlweise alphabetisch oder in Ziffern 1-31 bieten

• zum Abheften von gelochten Plastikhüllen mit mehrseitigem Inhalt an Schriftstücken, gefalteten Plänen und dergleichen geeignet sein

Diese Erfordernisse an Bauplanmappen machen deutlich, wie wichtig farbige Trennung nebst inhaltlicher Gliederung sind, und wie vielfältig der Mappeninhalt mit ausgedruckten sowie handschriftlichen Schriftstücken ist, der sich im Laufe der Bauzeit ansammelt. Nichts darf verlorengehen. Was mangels Lochung nicht sofort dort abgeheftet werden kann wo es hingehört, das wird zunächst in eine Plastikhülle oder in den Einsteckdeckel eingeschoben. Die genaue Aktenführung mit Lochen und Abheften erfolgt später am heimischen Schreibtisch. Beispiele dafür sind Lieferscheine, Telefonnotizen, Materialbestellungen oder Ergebnisse der in vielen Fällen kurzfristig angesetzten Baubesprechungen.

So kann es sein - doch es geht auch ganz anders! 

Digitale Baumappen – papierlose Baustelle und papierloses Büro

Der Begriff Digitalisierung ist in der heutigen Zeit ein gesellschaftliches Dauerthema. In Bezug auf eine digitale Bauplanmappe ist Digital eine Form der Informationstechnik, mit der die Daten in Schrift und Bild von Endgeräten wie Computer oder Scanner eingelesen sowie anschließend verarbeitet werden. Das digitale Büro oder die digitale Baumappe ist komplett papierlos (mehr zur papierlosen Baustelle.) Nichts wird mehr ausgedruckt oder mit der Briefpost verschickt. Jedes Schriftstück, jeder Plan sowie jedes Dokument wird gescannt und anschließend elektronisch in der dafür eingerichteten Datei abgelegt. Für die digitale Baustelle ist ein einziges mobiles Endgerät ausreichend. Entscheidend ist hier vorallem die Software mit ihrem Baumappen-Standardprogramm nebst den ergänzenden Apps. Mit der Craftnote App für Handwerker können Informationen auf der Baustelle blitzschnell festgehalten werden und sind dann mittels Projektstruktur direkt dem passenden Bauvorhaben zugewiesen. Dies hilft bei der Erstellung von digitalen Baumappen ungemein.

Vielfältige Vorteile im Arbeitsalltag mit digitalen Bauplanmappen

Mit dem Cloud Computing, zu Deutsch Rechner- oder Datenwolke als einer gängigen IT-Infrastruktur werden für alle an der Baustelle Beteiligten die Inhalte der Digital-Baumappe zugänglich gemacht. Cloud Computing ist ein externes Rechnernetzwerk, das nicht auf einem lokalen Rechner installiert wird. Die damit verbundenen Vorteile liegen auf der Hand. 

• Die Kommunikation unter allen Beteiligten und Betroffenen ist einheitlich. Jeder hat in Echtzeit alles verfügbar, woran in der Digital-Bauplanmappe gearbeitet worden ist. Beispiele dafür sind das Ergänzen von Bestandsunterlagen, ein aktualisiertes Mängelmanagement oder der Vermerk über die neuesten Baubehinderungen. 

• In dem Moment, in dem das neue Dokument elektronisch abgelegt und erfasst wird, ist es für alle anderen mit der Berechtigung zum Onlinezugang einsehbar. Jeder ist auf dem neuesten Stand, alle können ab sofort auf dieser Grundlage arbeiten, diskutieren und entscheiden. Das ist Digitalisierung pur mit Schnelligkeit Genauigkeit sowie mit Effizienz.

Die Struktur einer Digital-Bauplanmappe ist identisch mit der herkömmlichen in Papierform. Die bisherige Aktenführung mit dem Lochen und Abheften jedes einzelnen Schriftstückes wird mit Eingeben und Mausklick durch die elektronische Ablage ersetzt. 

• Jeder hat von einer auf die andere Sekunde ganz unabhängig von seinem eigenen Aufenthaltsort denselben Informationsstand (mehr dazu). Wie ausschlaggebend das für ein reibungsloses Miteinander ist, zeigen die folgenden Beispiele aus dem Arbeitsalltag am Bau.

  • Bau- und Angebotsbesprechungen lassen sich anhand der elektronischen Ablage zeitnah koordinieren und fixieren
  • Jegliche Änderungen von Terminen bis hin zu neuen Erkenntnissen sind sofort digital zugänglich, nachdem sie „in der Cloud“ elektronisch abgelegt worden sind
  • Zu den wichtigen und digital lückenlos nachvollziehbaren Dokumenten gehören Lieferschein, Telefonmemo, Nachträge zu Verträgen, Fotos, Videos oder auch Reklamationen. 

Digital-Baumappe steht und fällt mit der zeitnahen Datenerfassung

Um das Potential der Digital-Baumappe voll und ganz auszuschöpfen, ist die zeitnahe sowie korrekte Datenpflege das A und 0. Mit Datenpflege in diesem Sinne ist das Dateneingeben in die Digital-Baumappe gemeint. Der Informationsgehalt ist immer so gut und vollständig wie die elektronische Datenerfassung. 

Zum professionellen Führen einer Digital-Bauplanmappe gehören neben der vorgegebenen Projektstruktur auch die individuell festgelegten Zugriffsrechte. Nicht jeder Beteiligte muss oder soll Zugriff auf alle Baumappen-Inhalte haben. Andererseits muss das verantwortliche Führen der Digital-Baumappe bei einer einzigen Stelle oder Person gebündelt und von dort aus koordiniert werden. In vielen Fällen ist das die Bauleitung oder der Bauherr. Hier laufen alle Fäden zusammen, und hier wird im Zweifelsfall endgültig entschieden. Dazu muss die Digital-Bauplanmappe jederzeit aktuell und komplett sein.

Eine digitale Baumappe ist im weiteren Sinne mit ERP, dem Enterprise-Ressource-Planning eines Wirtschaftsunternehmens vergleichbar. Die ERP-Software hat zum Inhalt, das produzierende Unternehmen mit der digitalen Software effizient zu steuern. Ein Gebäude wird ebenfalls unter effizienten sowie optimal aufeinander abgestimmten Arbeitsprozessen gebaut. Digitale Bauplanmappen sind vergleichbar mit einer Intranet-Plattform nebst gestaffeltem Zugangsrecht für alle Gewerke. 

Unser Fazit 

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass ein Vergleich zwischen den beiden Baumappen-Varianten herkömmlich und digital zweifelsfrei zugunsten der Digital-Bauplanmappe ausfällt. Beim Abwägen von Pro & Kontra gibt es kaum einen Grund, sich nicht für eine Digital-Bauplanmappe zu entscheiden. Die damit verbundenen Einmalkosten sind als steuerabzugsfähige Betriebsausgabe überschaubar. Im Übrigen werden sie im Verlauf der Bauphase durch direkte sowie mittelbare Kosteneinsparungen, wie man sagt, doppelt und dreifach wieder reingeholt. 

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Dirk Stefen