Warum Sie mit Papierbergen und Aktenordnern Schluss machen sollten

Der Weg zum papierarmen Büro im Handwerk

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Zur Übersicht Lars von Craftnote | 06. Februar 2019

Papierberge und Aktenordner neigen ohne die richtige Ordnung dazu, sich in Windeseile übereinander zu stapeln und dem Unternehmen viel bürokratische Arbeit aufzuhalsen. Betriebe mit weitgehend analogen Archiven sind zumeist sehr ineffizient bei der Planung und Strukturierung von wirtschaftlichen Vorgängen. Dies geht nicht nur auf Kosten der Qualität des Handwerks, sondern hemmt auch zeitliche Ressourcen, die sonst für Aufträge vor Ort aufgewendet werden könnten. Gleichzeitig steigt in unserer Gesellschaft das Bewusstsein für Nachhaltigkeit. Digitalisierung im Handwerk ist nicht nur ein Schlagwort für effizientes Wirtschaften und eine klare Zukunftsvision. Digitalisierte Geschäftsprozesse sorgen auch für einen geringeren Papieraufwand und schonen dadurch die Umwelt. 

Auch heutzutage ist es kaum möglich, auf die Lagerung von Papierdokumenten vollkommen zu verzichten. Aber die Ausrichtung auf ein papierarmes Büro ist durchführbar und verspricht viele Vorteile. 

Die Vorteile eines papierarmen Büros

Ein papierarmes Büro bringt eine Menge Vorteile mit sich. So ist alleine der Arbeitsplatz schon übersichtlicher und einladender, wenn er geordnet ist. Hohe und verworrene Papierberge hemmen dagegen jeden Arbeitseifer und sind eine hohe Belastung für den Spaß am eigenen Handwerk. Es lohnt sich also, auf ein papierarmes Büro umzustellen. Die Verwaltung von analogen Papierdokumenten nimmt einen großen Teil der eigentlichen Arbeitszeit in Anspruch. Ist der Auftrag erst einmal erledigt, kann der Handwerker den Arbeitsprozess abschließen? Das ist leider nicht so einfach. Um die Steuererklärung zu machen, die Finanzbilanz zu strukturieren und Rechnungen aufzubewahren, schließen sich weitere Prozesse an die eigentliche Handwerksarbeit an. Diese kosten viel Zeit, die wiederum in Arbeit investiert werden könnte. Wenn Sie jedoch auf digitale Verwaltungsmodelle umrüsten, reichen zumeist ein paar wenige Klicks, um das Dokument in den Ordner abzulegen oder wieder hervorzuholen. 

Die Zeitersparnis geht natürlich auch mit einer finanziellen Ersparnis einher. Die Installation digitaler Verwaltungsprogramme erfordert zwar eine gewisse Anfangsinvestition, binnen kurzer Zeit jedoch haben Sie durch das Mehr an realer Arbeitszeit nicht nur die Investition gedeckt. Sie können unbeschwerter, effizienter und vor allem mehr im Handwerk arbeiten, sodass Sie zusätzliches Geld einnehmen. Darüber hinaus fallen Ausgaben für technische Geräte wie Scanner oder Drucker, Tinten und Toner sowie Papierbestände weg. Aus wirtschaftlicher Sicht sind digitalisierte Geschäfts- und Archivierungsprozesse hiermit sehr zu empfehlen. 

Nicht zuletzt beweisen Sie durch die Umstellung auch ein Händchen für den Trend der Zeit. Nachhaltigkeit zählt für immer mehr Menschen zu den Kernwerten, die ein Unternehmen verkörpern soll. Indem Sie sich für ein papierarmes Büro entscheiden, zeigen Sie, dass Sie umweltbewusst, zukunftsgewandt und wandelbar sind. 

Wie spart man Papier analog ein?

In kleinem Rahmen ist es auch möglich, den Papierverbrauch ohne digitalisierte Verwaltungsprozesse zu verringern. So können Sie zum Beispiel Papier zweimal bedrucken oder das Schriftbild so abändern, dass mehr Informationen auf ein einziges Blatt Papier passen. Außerdem können Sie die Ränder zuschneiden, sodass mehr Platz verfügbar ist. Dies geht jedoch auf Kosten der Lesbarkeit und kann sich als zeitraubend erweisen. Des Weiteren lohnt es sich, im Vorfeld sorgfältig zu überlegen, wovon Kopien gemacht werden müssen und welche Dokumente keine Kopie erfordern. Drucken und kopieren Sie nur das, was Ihre Kunden und Sie auch wirklich brauchen! In den letzten Jahren hat sich die digitalisierte Verwaltung jedoch als effizientester Weg herausgestellt, um Papier zu sparen.

Die Handwerker App: Digitalisierung im Handwerk

Alle relevanten Informationen wie Bildmedien, Audiodateien, Chats und Dokumente stehen auf einen Blick zur Verfügung, sodass Dateien bequem, einfach und schnell abgelegt und verwaltet werden können. Die übersichtliche Aufteilung ermöglicht einen raschen Zugriff und verhindert die ständige Suche nach wichtigen Dokumenten. 

Wenn Sie mit Ihrem Handwerksbetrieb ins digitale Zeitalter einsteigen und Ihr Büro zu einer papierarmen Leistungszentrale umfunktionieren möchten, ist Ihnen die Craftnote App ein allzeit bereiter Helfer.

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Dirk Stefen