Handwerksbetriebe verstoßen durch WhatsApp gegen die DSGVO

WhatsApp als kostspielige Falle für Handwerksbetriebe?

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Zur Übersicht Lars von Craftnote | 22. Januar 2019

Bei Handwerkern ist der Messenger WhatsApp nicht nur privat beliebt, viele nutzen ihn auch für die Kommunikation mit ihren Kunden. Seit Mai 2018 gilt in der Europäischen Union eine neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Messlatte im Hinblick auf den Schutz und das Speichern von Daten liegt seitdem deutlich höher. Handwerksbetrieben, die wie gewohnt mit ihren Kunden über WhatsApp Informationen austauschen, drohen empfindliche Bußgelder. 

Verstoß gegen den Datenschutz bei gewerblicher Nutzung von WhatsApp 

Das Verwenden des Messenger-Dienstes auf Firmenhandys verstößt nach Ansicht von Experten insbesondere deshalb gegen die DSGVO der EU, weil Kundendaten weitergegeben werden. Ohne die Einwilligung des Kunden handelt es sich dabei um einen Verstoß gegen den Datenschutz. Wird ein solcher Verstoß geahndet, beträgt das fällige Bußgeld bis zu vier Prozent vom Jahresumsatz. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden. Höchste Zeit für Handwerksbetriebe, denen das bisher nicht klar war, nach einer rechtskonformen Lösung Ausschau zu halten. 

Datenschutz im Handwerk unerlässlich 

WhatsApp vereinfacht bisher in zahlreichen Handwerksbetrieben schnelle Absprachen im Arbeitsalltag, sowie die Kommunikation mit Kunden. Über ihre Smartphones gelangen Mitarbeiter und Kunden mithilfe des Messenger-Dienstes unkompliziert in Kontakt, tauschen Informationen und Fotos aus. 

Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen. Denn jeder Nutzer akzeptiert die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Firma. Darin sichert sich WhatsApp die weltweite, gebührenfreie Lizenz zur Nutzung, Darstellung, Verbreitung und Reproduktion sowie einer möglichen Erstellung abgeleiteter Werke aller Daten, die an den Dienst übermittelt werden. Das umfasst sämtliche Informationen, die mittels der App gesendet oder empfangen, hochgeladen oder gespeichert werden (beispielsweise auch Fotos). Mit den europäischen Datenschutzbestimmungen ist das nicht kompatibel. 

Das Problem: Weitergabe personenbezogener Kundendaten 

Die angesprochenen Komplikationen ergeben sich aus der Vorgehensweise des Messenger-Dienstes selbst. Vielen Nutzern ist das gar nicht bewusst: WhatsApp greift automatisch auf das gesamte Adressbuch des verwendeten Smartphones zu. Auf diesem Weg landen alle im Adressbuch gespeicherten Daten bei WhatsApp. 

Finden sich im Adressbuch des Firmenhandys eines Handwerksbetriebes die Kontaktdaten von Kunden, so werden diese automatisch an die Server von WhatsApp übermittelt. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Deren Weitergabe ohne Einwilligung der Kunden entbehrt jeder Rechtsgrundlage, verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO. 

Kunden müssen dem Datenaustausch zustimmen 

Werden Daten vom Diensthandy eines Handwerksbetriebes auf die Server von WhatsApp übertragen, findet nach geltendem Recht ein Datenaustausch zwischen zwei Firmen (dem Handwerksunternehmen und Facebook / WhatsApp) statt. 

Handelt es sich dabei um Daten Dritter (z.B. Kundendaten), ist dies nur statthaft, wenn die Betroffenen dem ausdrücklich zugestimmt haben. Deshalb darf ein Handwerker ohne das Einverständnis seiner Kunden deren Daten nicht weitergeben. Andernfalls verstößt er gegen den Datenschutz. Das heißt: Handwerker, die im Kontakt mit ihren Kunden WhatsApp nutzen wollen, müssen zuvor alle im Adressbuch gespeicherten Kunden darum bitten, dieser Form des Datenaustauschs zuzustimmen. Am besten sind Handwerker beraten, wenn sie sich das Einverständnis von ihren Kunden schriftlich bestätigen lassen. Nur dann sind sie im Streitfall rechtlich abgesichert. Reicht nur ein einziger unzufriedener Kunde Beschwerde beim zuständigen Datenschutzbeauftragten ein, wird der Fall untersucht. Da dies nicht nur riskant, sondern auch sehr zeitaufwändig ist, gibt es mittlerweile eine sinnvolle Alternative.

Die Lösung: Der Handwerker Messenger 

Die Kommunikation über einen Handwerker Messenger bietet eine Reihe von Vorteilen. Mitarbeiter können über das Smartphone unkompliziert Nachrichten und Bilder austauschen. Deshalb möchten viele Handwerker Messenger Apps im Alltag eigentlich nicht mehr missen. Gefragt sind daher Konzepte für adäquaten Datenschutz im Handwerk. 

Inzwischen existiert ein speziell für das Handwerk entwickelter WhatsApp Ersatz. Die Craftnote App, die Handwerker nicht nur bei der Kommunikation, sondern auch bei der Dokumentation ihrer Projekt unterstützt, kann außerdem zu 100% kostenfrei genutzt werden (hier mehr dazu). Craftnote ist in der Bedienung so einfach wie WhatsApp, unterscheidet sich allerdings durch eine projektbasierte Kommunikation und zahlreiche handwerksdienliche Features vom bekannten Messenger aus den USA. 

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Dirk Stefen