Zur Übersicht Max von Craftnote | 04. September 2020

Die Stärken der Craftnote Plantafel für Handwerker

Warum sich eine digitale Plantafel gegenüber „Excel“ oder der analogen Version lohnt und wie unsere neue Funktion, die Craftnote Plantafel, Dir die Projektplanung erleichtert.

Ohne Planung geht es im Handwerk und auf der Baustelle drunter und drüber: Unter anderem werden Mitarbeiter bestimmten Aufträgen zugewiesen, Ressourcen werden verteilt und Urlaubstage müssen berücksichtigt werden. Erst dann läuft der Betrieb reibungslos und erst dann können Termine eingehalten werden. Manchmal ist es schon privat kompliziert genug, seine Behördengänge, Arztbesuche und den Arbeitsalltag zu organisieren. Die Abläufe in einem Handwerksbetrieb zu planen, ist im Vergleich dazu ohne richtiges Planungstool fast unmöglich. Neben der analogen Planungstafel, die im Büro steht, greifen deswegen viele Unternehmer in Handwerksbetrieben zu digitalen Excel-Tabellen.

Deshalb zeigen wir Dir erstens, warum die digitale Lösung die analoge Plantafel verdrängt, und zweitens, warum die Betriebsplanung mit Excel komplizierter ist als mit einer speziellen Plantafel-Software für das Handwerk.

Warum eine digitale Plantafel sinnvoll ist

Mit einer digitalen Plantafel für Handwerker können Betriebsplanungen klar strukturiert, übersichtlich und selbsterklärend erstellt werden wie zum Beispiel mit der Craftnote Plantafel. Seit dem Spätsommer ist es möglich, die Plantafel-Funktion zu nutzen, um alle Baustellenabläufe einfach per „Drag & Drop“ zu verwalten. Damit lassen sich Dienstpläne sowie Projekt- und Ressourcenplanungen organisieren. Unabhängig von Ort und Zeit stellt das Planungstool als webbasierte Anwendung eine Verbindung von bestehenden Craftnote-Projekten, Planung, Dokumentation und Kommunikation auf der Baustelle her. Um die Vorteile dieses Tools genau zu verstehen, lohnt es sich zuerst auf die Nachteile der herkömmlichen Varianten der Projektplanung zu schauen.

Das Prinzip der herkömmlichen Plantafel ist gut, aber eingeschränkt

Wer kennt sie nicht, die gute alte Plantafel im Büro mit Magneten oder Stecknadeln. Das Prinzip ist einfach und übersichtlich. Ganze Projekte können kurzerhand an die Tafel skizziert und danach mit einzelnen Elementen wie Mitarbeitern, Material oder Fahrzeugen ergänzt werden. Ändert sich etwas, werden diese Elemente einfach verschoben oder neue hinzugefügt. Nur ist die Fläche der Tafel begrenzt und damit auch die Planung. Außerdem steht die sperrige Tafel meist im Büro, wo sie nicht überall abgerufen werden kann, falls Fragen oder Änderungen auftauchen. Erst mit zeitraubendem Telefonkontakt lässt sich das umgehen.

Excel ist zwar digital, aber nicht optimal

Excel ist ein weitverbreitetes Programm in vielen Firmen, um Planungen zu erstellen oder Übersicht in Kalkulationen zu bringen. Zudem ist es digital und kann so flexibler bearbeitet werden. Das mag für kleine Projekte ausreichen, doch werden diese umfangreicher und komplizierter, werden die Schwächen schnell ersichtlich:

  • Es entstehen unzählige Seiten von Tabellen, bei denen schnell die Übersicht verloren geht.
  • Tabellen müssen zuerst anhand von Formeln und technischen „Know-how“ erstellt werden, was auch die Benutzung kompliziert macht.
  • Es schleichen sich unbemerkt Fehler ein, wie falsche Zahlenwerte, fehlerhafte Formeln oder gelöschte Zellen, die erst spät auffallen und Zeit sowie Nerven kosten.

Außerdem ist es schwer, die Planung in Excel gleichzeitig im Team zu bearbeiten. Zum einen, da das Programm von mobilen Endgeräten schwer zu bedienen ist und zum anderen, da die aktuelle Version der Datei immer manuell aktualisiert werden muss. So kommt es leicht zu Verwirrungen bei der Dateneingabe.

Die Vorteile der Craftnote Plantafel: selbsterklärend, flexibel und übersichtlich

Das webbasierte Planungstool namens „Craftnote Plantafel“ setzt an den vorher erwähnten Problemen an und vereinfacht so die Projektplanung: Zum einen, da es webbasiert funktioniert und so überall und jederzeit abgerufen und bearbeitet werden kann. Egal ob auf dem PC, dem Tablet oder dem Smartphone. Zum anderen, weil es eine erstellte Vorlage bietet und bestehende Projekte in der Craftnote Handwerker App automatisch in die Plantafel integriert. Neue Daten können daneben manuell ergänzt werden.

Das funktioniert über die Kalenderansicht: Hier können voreingestellte Kategorien wie Mitarbeiter, Ressourcen oder Projekte auf bestimmte Tage oder Wochen verteilt werden. Möglich macht das die „Drag & Drop“-Funktion. Die Kategorien werden also einfach angeklickt und in den benötigten Zeitraum verschoben. Werden weitere Kategorien benötigt, lassen sich einfach neue erstellen oder alte löschen. Somit bekommt jeder Betrieb seine spezifische Plantafel:

  • Mitarbeiter können durch festgelegte Arbeitszeiten Baustellen zugeordnet werden.
  • Ressourcen und Material werden gezielt bei unterschiedlichen Projekten eingeplant.
  • Urlaubstage oder Fehlzeiten durch Krankheit sowie Berufsschule können direkt angegeben werden.

Damit weiß jeder Mitarbeiter auf einen Blick, wer bei welchem Projekt eingeplant ist und welche Ressourcen dafür benötigt werden. Der Chef und Projektleiter haben zudem eine komplette Projektübersicht und wissen durch die Plantafel über Fortschritt und Zeitaufwand einer Baustelle Bescheid. Ein weiterer Vorteil ergibt sich daraus, dass keine Felder doppelt belegt werden können. Hier greift die Software ein, was unnötige Fehler vermeidet und die Komplexität reduziert. Auch das Design hilft dabei, da die Funktionen nach einmaligen ausprobieren selbsterklärend sind.

Mehr Informationen zum Plantafel-Tool gibt es in Kürze auf unserer Website und den Social Media-Kanälen auf Facebook, Instagram und Youtube.

Weiterlesen:

Craftnote schafft Dir mehr Zeit für's Wesentliche!
Termin buchen