Was macht eine gute und moderne Branchensoftware aus?

Um die Arbeitsprozesse von Kundenmanagement über Betriebsmittel bis hin zu Kapitalverwaltung zu erleichtern, greifen viele Unternehmen zu Softwarelösungen. Auch im Handwerk ist die sogenannte Branchensoftware bekannt. Diese soll betriebliche Daten digitalisieren, übersichtlich verwalten und ordnen. Möglich wird das durch handwerksorientierte Funktionen und die gewerkstechnische Ausrichtung der Hersteller auf die Anforderungen eines Handwerksunternehmens.

Meist verbindet die Software „Enterprise Ressource Planning“- (kurz: ERP) und „Customer Relationship Management“-Varianten (kurz: CRM) in einem System. Hinter dem Kürzel ERP verbergen sich Programme für die Optimierung von Personal-, Betriebsmittel- und Kapitalmanagement sowie Materialbestellung oder Kommunikation. Hingegen zielen CRM-Programme auf die Kundenpflege ab. Allerdings passt nicht jede Branchensoftware zu jedem Handwerksunternehmen. Warum das so ist und welche Merkmale eine moderne Branchensoftware ausmachen, erfährst Du im Folgenden.

Als integrierte Systeme werden Computerprogramme bezeichnet, die verschiedene Teilbereiche abdecken und in einem System vereinen. So kommen zum Beispiel Personal-, Kunden- und Materialverwaltung in einer Software zusammen. Eine Branchensoftware im Handwerk sollte das vorweisen können. Je mehr Funktionen einzelne Bereiche im Unternehmen abdecken, desto leichter lassen sich wichtige Daten abspeichern und wieder abrufen. Der Vorteil liegt hier in einem gemeinsamen digitalen Speicherort, am besten zentral einer sicheren Cloud. Ist dies nicht der Fall, müssen Firmendaten separat abgespeichert und wieder zusammengesucht werden, um sie korrekt auszuwerten. Eine Branchensoftware für dein Handwerksunternehmen sollte demnach so viele einzelne Systeme wie möglich in die Software integrieren können - entweder direkt oder per Schnittstelle.

Neben dem ersten Merkmal ist die Skalierbarkeit ein weiterer wichtiger Faktor einer guten Branchensoftware für das Handwerk: Mit “skalierbar” ist in diesem Kontext gemeint, dass die Software auf die Unternehmensgröße und die gewerkespezifischen Aufgaben abgestimmt werden kann. Das heißt, es gilt vorher zu bestimmen, wie viele Mitarbeiter aus verschiedenen Aufgabenbereichen mit dem Programm arbeiten sollen und was für Funktionen benötigt werden. Im Nachhinein sollten diese genannten Punkte schnell anpassbar sein, um auf Veränderungen reagieren zu können. Letztendlich muss sich die Software mit Update- und Zusatzpaketen erweitern lassen, um alle Anforderungen optimal zu erfüllen. Oft sind zusätzliche Lizenzen und Erweiterungen allerdings mit zusätzlichen Kosten verbunden, liefern aber auch einen zusätzlichen Mehrwerk.

Der nächste Punkt schließt an das vorherige Merkmal an. Branchensoftware sollte deshalb nicht nur skalierbar sein, sondern auch modular. Werden nach einer ersten Nutzungsphase weitere Funktionen nötig, die entweder durch ein neues Update oder in der bisherigen Produktpalette des Herstellers verfügbar sind, sollten diese hinzugebucht werden können. Dabei ist es optimal, wenn sich tatsächlich nur die gewünschten Module auswählen lassen statt größere nicht benötigte Pakete kaufen zu müssen. Modulare Branchensoftware ist also in einem „Baustein“-Muster angeordnet, die nach Belieben ergänzt werden kann. So ist es Betrieben möglich, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

In der heutigen Zeit von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets, ist es außerdem wichtig, dass eine Branchensoftware auch mobil von unterwegs genutzt werden kann. Wenn auch nicht die komplette Funktionspalette abrufbar ist, sollten wichtige Funktionen, wie zum Beispiel Mitarbeiterverwaltung, Aufgabenverteilung oder Materialverbrauch per Smartphone übermittelbar sein. Erst auf diese Weise entsteht eine optimale Verbindung zwischen Baustelle und Büro. Diese Verbindung erleichtert die Erfassung und Weitergabe von Daten. So wird beispielsweise etwaiges Zettelchaos vermieden und Smartphones mit einbezogen, die ohnehin viele Mitarbeiter bei sich tragen.

Hier gilt es zum einen darauf zu achten, dass Branchensoftware-Hersteller zum einen keine veralteten Datenbanksysteme nutzen und zum anderen die Möglichkeit besteht Daten mühelos zu exportieren. Als grundlegend für Datenbanken zählt an dieser Stelle Daten konform der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu speichern. Ein weiteres Sicherheitsrisiko stellen Systeme der Marke „Eigenbau“ dar. Dabei ist es wichtig, Datenbanken ausreichend vor Hackern zu schützen und durch leistungsfähige Server Datenverlust zu vermeiden. Allerdings gibt es genug Branchensoftware für Handwerker, die einen guten und ausreichenden Schutz bieten sowie Auskunft zu diesem Thema geben.

Zum anderen sollte vorab geklärt werden, ob Daten von bereits genutzten Softwarelösungen problemlos in die neue Branchensoftware übertragen werden können. Ist das nicht der Fall, stehen Unternehmer vor komplexen Problemen, die nur schwierig beseitigt werden können. Wird das Thema Sicherheit beachtet, wird die Aufbewahrung wichtiger Daten und Dokumente mit der richtigen Branchensoftware erleichtert.

Merkmale beachten! Werden beim Kauf von Handwerksbranchen-Software diese Merkmale beachtet, wird das Risiko einer Fehlinvestition um ein Vielfaches verringert. Da der Preis meistens im vier- bis fünfstelligen Bereich liegt, lohnt es sich nicht, in eine Softwarelösung zu investieren, bei der nur zwei bis drei von zehn Funktionen für Dein Unternehmen nützlich sind.