13. April 2022
Geschrieben von: Max Lehmann
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4 Tipps, warum Du auf die digitale Bauakte Software umsteigen solltest

Hier erfährst Du, warum Dir eine digitale Bauakte Software viel lästige Arbeit abnimmt und die Abwicklung Deiner Baustelle erleichtern kann.

Wie kann eine digitale Bauakte Software Deinem Handwerksbetrieb zu mehr Produktivität und weniger lästiger Arbeit verhelfen? Wir haben 4 Tipps für Dich parat. Auf einer Baustelle fallen täglich eine Fülle an Informationen in Papierformat, die es zu verarbeiten und zu ordnen gilt. Interne sowie externe Dokumente wie z.B. Verträge, Protokolle, technische Unterlagen oder Mängelverzeichnisse sollen möglichst schnell geordnet und wiedergefunden werden, damit jeder weiß, was es zu tun gibt und wie der Fortschritt beim Projekt ist.

Schnell verschwindet ein Zettel auf der Baustelle, ist in den Aktenordnern schwer zu finden oder handschriftlich schwer zu lesen. Das kann zu Verzögerungen beim Projekt, lästigen Suchaufwand, Fehler bei der Abrechnung oder Stress mit Kunden oder Subunternehmern führen. Doch diese Probleme sind alle vermeidbar, wenn Du die Chancen der Digitalisierung mit der digitalen Bauakte für Dich nutzt.

Deshalb erklären wir Dir im Folgenden:
  • Was ist eine digitale Bauakte Software und was gehört hinein?

  • Wo kommt eine digitale Bauakte zum Einsatz kommt und wie funktioniert sie?

  • Welche Vorteile hat eine digitale Bauakte gegenüber einer analogen Variante?

  • Welche digitale Bauakte Software kommt für Deinen Betrieb in Frage?

Was ist eine digitale Bauakte Software und was gehört hinein?

Eine digitale Bauakte vereint alle nötigen Informationen zu einer Baustelle bzw. einem Projekt in sich und macht sie jederzeit und überall abrufbar. Egal ob über mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets oder Laptops und PC´s. Alle Informationen, wie Rapportzettel, Mängellisten, Rechnungen, Maßlisten etc. sind digital erfasst und gespeichert. So sind keine Aktenordner und Schränke nötig. Dabei wird die digitale Bauakte von einer Software - beispielsweise in Form einer App - bereitgestellt, die von vornerein für ein Ordnungssystem sorgt, das sich nicht extra ausgedacht werden muss.

Wo kommt eine digitale Bauakte zum Einsatz kommt und wie funktioniert sie?

Die digitale Bauakte Software kommt im Büro sowie auf der Baustelle zum Einsatz und soll somit eine optimale Verbindung dazwischen schaffen. Das funktioniert meistens über eine App, die auf dem PC sowie auf mobilen Endgeräten funktioniert. Fallen Informationen an, die wichtig für die Baustellendokumentation und Organisation sind, können diese direkt über die App erfasst und projektbezogen gespeichert werden. So entsteht eine nahtlose Synchronisation für alle beteiligten Handwerker. Hierbei müssen Daten nicht per Hand in Aktenordner sortiert werden, sondern werden einfach mit wenigen Klicks in eine vorgefertigte digitale Ordnerstruktur eingefügt, auf die jeder am Projekt Beteiligte zugreifen kann. Im Vordergrund steht ebenfalls, die Handhabung so einfach wie möglich zu gestalten, damit keine unnötig lange Einarbeitungsphase anfällt.

Welche Vorteile hat eine digitale Bauakte gegenüber der analogen Variante?

Wird die Bauakte analog in Papierform geführt, können häufig folgende Probleme auftreten, die wahrscheinlich jeder Handwerker kennt:

  • Verloren gegangene Dokumente

  • dadurch vergessene Absprachen, Termine und verärgerte Kunden

  • Lästiges Suchen in der Aktenordnerstruktur

  • Falsch zugeordnete Formulare

  • Undeutliche Handschriften

  • Viele Informationen, die mit viel Aufwand sortiert werden müssen

Mit einer digitalen Bauakte Software können diese Probleme unkompliziert gelöst werden, da:

  • Alle wichtigen Informationen über die Software direkt bestimmten Projekten zugeordnet werden können

  • Diese Informationen jederzeit und überall mit mobilen Endgeräten abrufbar sind, falls nötig auch für Subunternehmen

  • Eine vorgefertigte Ordner- und Projektstruktur mit Suchfunktion, die das Abspeichern und Wiederfinden von Daten enorm erleichtert

  • Die Baudokumentation über eine App funktioniert, die eine direkte Verbindung zum Büro schafft

Welche digitale Bauakte Software kommt für Deinen Betrieb in Frage?

Am besten für Deinen Handwerksbetrieb ist eine digitale Bauakte Software, bei der keine große Einarbeitungs- und Gewöhnungszeit notwendig ist. Denn Deine Mitarbeiter müssen hinter der Umsetzung stehen und letztendlich auch die Vorteile im Arbeitsalltag sehen können. Craftnote erleichtert hier den Zugang zur digitalen Bauakte mit einem einfachen und intuitiven Aufbau. Wer heutzutage schon ein Smartphone oder Tablet nutzt, kommt auch mit der Craftnote zurecht.

Dabei bietet der Craftnote folgende Vorteile:
  • Deine Daten sind sicher und DSGVO-Konform auf deutschen Servern gespeichert

  • Die smarte Projekt- und Ordnerstruktur erspart dir lästige Aktenordnerei und Sucherei

  • Mit der übersichtlichen Plantafel zum optimalen Projektmanagement

  • Mobile und projektbezogene Dateiablage für Dokumentenmanagement, bei dem nichts mehr verloren geht

  • Sorge mit der Chat-Funktion für eine saubere Kommunikation zwischen Baustelle und Büro

  • Dokumentiere Deine Baustellle mit Bildern, Videos, Notizen und Sprachnachrichten

Fazit

Abschließend lassen sich 4 Vorteile einer digitalen Bauakte Software festmachen. Zum Ersten lassen sich die anfallenden Informationen auf der Baustelle digital, nachhaltig und effizient bündeln. Das spart Platz und Nerven bei der Suche nach bestimmten Dokumenten. Zum Zweiten lassen sich die digitalen Daten jederzeit auch über mobile Endgeräte abrufen. Zum Dritten lässt sich die Baudokumentation mit Bildern, Videos und Sprachnachrichten schneller und gezielter durchführen als in reiner Papierform. Als Letztes bleibt darauf hinzuweisen, dass Du deinen Mitarbeitern nach der Einarbeitungszeit den Arbeitsalltag deutlich vereinfachen kannst und zudem mit digitaler Technik ein attraktiven Anreiz für ein Arbeitsplatz mit Zukunft setzt.

Wir helfen Dir, Deinem Team die **Angst** vor der **Veränderung** durch Digitalisierung zu nehmen
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Sodass die Umsetzung der Digitalisierung jedem Mitarbeiter Spaß macht, sie im Arbeitsalltag unterstützt statt sie abzuschrecken. Wie das Gelingen kann, erfährst Du in einem Beratungstermin.

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Max Lehmann Redakteur @craftnote

Passionierter Schreiber und Student mit einem Fokus auf Themen zum Handwerk