Hier erfährst Du, warum eine Zeiterfassung App notwendig ist

Wie Dir eine Zeiterfassung App den Arbeitsalltag im Handwerk erleichtert, zeigt sich daran, was auf einen Handwerksunternehmer zukommen kann, wenn sie nicht richtig erfasst wird. Wer sich mit dem Thema Zeiterfassung beschäftigt, kann sein Handwerksunternehmen effizienter bei der Bewältigung von Projekten gestalten, sich im rechtlichen Sinne absichern, Zettelchaos vermeiden, seinen Mitarbeitern lästige Arbeit ersparen und anderen Betrieben einen Schritt voraus sein. Gerade falls in Zukunft doch noch eine geänderte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vom Gesetzgeber auf den Weg gebracht wird.

Die Antwort lautet bisher: Nein. Noch gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht oder ein Gesetz zur Zeiterfassung. In bestimmten Fällen ist allerdings eine regelmäßige Zeiterfassung notwendig. Zum Ersten bei anfallenden Überstunden und wenn die Arbeitszeit über 48 Stunden in der Woche hinausgeht. Zum Zweiten in Branchen, die sich mit dem “Gesetz gegen Schwarzarbeit” konfrontiert sehen, wie die Baubranche. Und zum Dritten bei geringfügig Beschäftigten. Allerdings hat der EuGH 2019 entschieden, dass die Länder der EU eine Pflicht umsetzen müssen. Deutschland hat bisher nur Vorschläge vorgelegt, aber noch nicht konkretes beschlossen. Allerdings kann dies nur eine Frage der Zeit sein.

Stundennachweise müssen im begrenzten Umfang für das Bundesministerium für Arbeit und Soziales geführt werden. Für jeden Arbeitgeber sind zwei Vorgaben bzw. Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes relevant. § 16 Abs. 2 verpflichtet Arbeitgeber, die Zeiten der Mitarbeiter aufzuzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen. Wenn ein Arbeitnehmer an einem Werktag also mehr als acht Stunden Dienst leistet, muss das besonders niedergelegt werden. Zudem gibt es eine Erfassungspflicht, wenn an Sonn- und Feiertagen gearbeitet wird.

Wenn die Zeiterfassung im Handwerksbetrieb rechtssicher erfolgen soll, muss der Anfang und das Ende sowie die Dauer der alltäglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter genau erfasst werden. Nicht dazu gehören Pausen. Erfolgen muss die Erfassung der Zeiten innerhalb von sieben Tagen. In welcher Form Handwerksunternehmen die Arbeitszeit erfassen müssen, ist momentan egal, da es mit dem jetzigen Stand noch keine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung auf der Arbeit gibt. Somit können handschriftliche Tabellen, Notizzettel oder elektronische sowie digitale Methoden per Zeiterfassung App genutzt werden.

Da bei der Erfassung der Arbeitszeit personenbezogene Daten der Mitarbeiter erhoben werden, gelten hier die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Das heißt, die Daten sollten sicher verwahrt, vom Mitarbeiter eingesehen und nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden können. Vor allem wenn diese Daten digital über Zeiterfassung App erfasst werden, gilt es zu beachten, die Einwilligung der Mitarbeiter zu Erhebung und Speicherung der Daten schriftlich einzuholen.

Außerdem sollten die Arbeitszeiten mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden, bevor sie DSGVO-konform gelöscht werden. In den zwei Jahren können diese bei Unstimmigkeiten arbeitsrechtlich verwendet werden.

Wenn die Zeiterfassung auf der Baustelle nicht richtig durchgeführt wird, fehlt hauptsächlich eine rechtssichere Grundlage für Arbeitgeber, auf die sie sich beziehen können, falls Ungereimtheiten mit Mitarbeitern oder Behörden auftauchen. Das kann letztendlich Geld und Nerven kosten.

Zum einen gibt es ohne korrekte Arbeitszeiterfassung auch keine genaue Übersicht über die tatsächlich gebrauchten Stunden für ein Projekt. Diese stellen wichtige Informationen für die Planung von laufenden und zukünftigen Bauvorhaben dar, um noch effizienter Arbeiten zu können.

Zum anderen fehlt der Schritt voraus zu denken. Durch die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes von 2019 müssen alle EU-Länder in den nächsten Jahren ein Gesetz zur Zeiterfassung aufbringen, um sich nicht strafbar zu machen. Arbeitsminister Hubertus Heil arbeitet bereits an der Ausgestaltung solch eines Gesetzes. Warum nicht aus der Herausforderung eine Chance sehen?

Die elektronische bzw. digitale Zeiterfassung, zum Beispiel mit einer Zeiterfassung App, kann Dir gegenüber der schriftlichen Form Zeit und Stress durch Zettelchaos ersparen. Werden Stundenzettel per Hand ausgefüllt, passiert es leicht, dass die Zeiten am Ende des Tages nicht eingetragen werden. Vielleicht sogar erst am Ende der Woche erfasst werden. Hier entstehen Unsicherheiten in Bezug auf die wirklich erbrachte Arbeitszeit, welche Arbeitgeber und Arbeitgeber für eine genaue und faire Abrechnung benötigen. Zudem sammeln sich die Stundenzettel in Bergen von Aktenordnern, in denen es lästig wird, Ordnung und System zu halten.

Eine digitales Zeiterfassungssystem nimmt Dir diese Ordnung ab. Ein vorgefertigter Rahmen zum Eintragen der Zeiten, der nach Projekten geordnet ist und durch wenige Klicks abgerufen werden kann, erleichtert Dir und Deinen Mitarbeitern den Überblick bei der Zeiterfassung. Für das Handwerk und die Baustelle lohnen sich Zeiterfassungssysteme, die über eine Zeiterfassung App mit dem Smartphone funktionieren. So kann jederzeit mobil die Arbeitszeit eingetragen und direkt an das Büro übermittelt werden. Zudem bist Du anderen Betrieben einen Schritt voraus.

Zum einen falls doch eine Pflicht zur Zeiterfassung vom Gesetzgeber kommt und zum anderen Deinen Mitarbeitern die lästige Zeiterfassung zu erleichtern.

Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung App in Kombination mit optimalen Projektmanagement für Baustelle und Büro, bietet unser Craftnote Produkt. Durch die App, die über PC, Smartphone sowie Tablet genutzt werden kann, lassen sich Zeit, Nerven und Geld sparen.

Mit einer Zeiterfassung App bist Du mit Deinem Handwerksbetrieb also optimal auf die Zukunft vorbereitet. Zum einen, da eine Arbeitszeiterfassung Dir und Deinen Mitarbeitern eine faire Abrechnung ermöglicht und außerdem genau zeigt, wie lange tatsächlich an einem Projekt gearbeitet wurde. Zum Anderen bist Du rechtssicher aufgestellt, falls doch ein Gesetz zur Zeiterfassung umgesetzt wird. Zu guter Letzt gibt es spezielle Softwarelösungen für das Handwerk, die mit ihrem Funktionsumfang perfekt auf Handwerksunternehmen abgestimmt sind.