In diesem DigiGuide erfährst Du:

• Wie Prozesse Ende der Neunziger in den Handwerksbetrieben zunächst einmal auf Papier konzipiert wurden und welche Nachteile durch das alte System entstanden,
• Wie sich Dokumentation, Organisation und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens im Laufe der Zeit verändert haben,
• Welche Vorteile die Digitalisierung mit sich bringt,
• Wie ihn Craftnote bei der digitalen Transformation seines Betriebs unterstützt hat
• Und wie seine Mitarbeiter nun das komplette Projektmanagement und die Baudokumentation über die Craftnote Handwerker App abwickeln können.

Craftnote
Kannst Du uns ein bisschen was über die Geschichte von Deinem Unternehmen erzählen und wie Ihr aufgestellt seid?

Michael Kotyza
Mein Name ist Michael Kotyza, ich bin Geschäftsführer der Kotyza Haustechnik. Wir sind ansässig in Freigericht bei Gelnhausen, was Richtung Hanau, Großraum Frankfurt am Main liegt. Wir beschäftigen 25 Mitarbeiter und haben uns auf die Modernisierung von Heizungsanlagen und Bädern in privaten Ein- und Zweifamilienhäusern spezialisiert. Selbstverständlich haben wir auch eine Kundendienstabteilung, die sich vom tropfenden Wasserhahn bis hin zur Heizungsstörung befasst. Notdienst an allen Tagen des Jahres. Das ist unser Geschäft.

Unsere Geschichte fängt schon ganz früh an: Mein Vater hat das Unternehmen in den 70ern gegründet und es viele Jahre als klassische One-Man-Show geleitet. Immer wieder mit einem Gesellen oder Auszubildenden, aber eigentlich nie mit einer Unternehmensgröße von mehr als zwei bis drei Mitarbeitern. In den 90ern bin ich nach dem Abitur ins Unternehmen gekommen, habe dort meine Ausbildung und meinen Meister gemacht. Anschließend habe ich angefangen das Unternehmen aus der damaligen Sicht aufzubauen. Dabei habe ich natürlich keinen einzigen Fehler ausgelassen und da wurde es dann auch manchmal wirklich knapp. Das waren schwierige Zeiten, weil manche Kunden oder Bauträger, ich nenne sie heute "Bautrüger", nicht bezahlt haben. Ende der 90er habe ich dann begonnen, das Unternehmen komplett neu auszurichten, neu zu fokussieren und auf die neuen Zielgebiete und Kunden auszurichten. Seitdem wächst das Unternehmen auf bis zum heutigen Zeitpunkt 25 Mitarbeiter.

Craftnote
Wie begann die digitale Optimierung?

Michael Kotyza
Ende der Neunziger, das Zeitalter vor der Digitalisierung, in dem alle Prozesse im Unternehmen erst mal auf dem Papier gedacht und entwickelt worden sind: Das fing an bei der Auftragskarte bis hin zur Dokumentation der Arbeiten auf der Baustelle mit Arbeitsberichten, sodass schnell eine Rechnung daraus erzeugt werden kann.
Viel Papier braucht viel Organisation in Mappen. Jeder kennt das glaube ich. Das Suchen von irgendwelchen Papieren oder irgendwelchen Mappen. Das hat uns auch jahrelang beschäftigt. Wir sind eben Menschen und Menschen arbeiten immer so gut sie können. Aber manchmal bleiben eben gewisse Dinge liegen oder werden vergessen. Das sind die Schwächen dieses Systems, die aber meines Erachtens immer vor einem digitalen Prozess stehen müssen. Wenn wir das ganze System nicht auf dem Papier entwickelt, gelebt und verstanden hätten, wäre die Transformation ins Digitale viel aufwendiger gewesen.

Craftnote
Welche Probleme haben Euch nach einer digitalen Lösung suchen lassen?

Michael Kotyza
Die Probleme, die wir mit der Papierlösung hatten, mit den ganzen Mappen, die uns im Alltag eben viel Zeit, Kraft und Geld gekostet haben. Diese Probleme wollten wir lösen. Wir mussten sie lösen, auch um der Zufriedenheit der Mitarbeiter Willen. Unsere Mitarbeiter sind, seitdem wir so digital arbeiten, viel, viel besser in die Entscheidungen und in die Prozesse mit eingebunden. Sie können Entscheidungen viel, viel besser verstehen und akzeptieren. All diese Dinge haben uns dann bewogen, nach einer digitalen Lösung zu suchen. Wir haben sie dann in Craftnote gefunden und haben etwa ein halbes Dreivierteljahr gebraucht, um sie im Unternehmen einzuführen, umzusetzen, anzuwenden und machen jetzt seit zwei Jahren sehr konsequent das komplette Projektmanagement über Craftnote.

Craftnote
Das heißt, die Bauakte ist komplett digitalisiert worden?

Michael Kotyza
Die Papier-Bauakte, die Papier-Büroakte, die Papier-Baustellenakte ist komplett aus unserem Unternehmen verschwunden. Es ist ein tolles und befreiendes Gefühl, ein Papier einfach mal wegwerfen zu können. Das kann ich nur sagen. Unsere Schränke sind leerer geworden. Wir verbrauchen viel, viel weniger Papier und wir haben alle Informationen, die wir brauchen, jederzeit und sofort zur Hand.

Craftnote
Und wie ist das Ergebnis und das Feedback der Mitarbeiter?

Michael Kotyza
Ich kann mich sehr gut an eine Situation erinnern, als ich einen tatsächlich gar nicht mal hier führenden Mitarbeiter, sondern tatsächlich einen jungen, neu angestellten Mitarbeiter als erstes in die Lage versetzt habe, mit Craftnote zu arbeiten und ihm die Dinge erklärte, ihn ein Tablet in die Hand drückte und sagte: Ab sofort machen wir beide das nur noch so! Diese Reaktion, die er zeigte, als er dieses Tablet in der Hand hielt und da drauf schaute, er war schon ganz still und stumm, wo ich dachte was kommt jetzt? Da sagte er nur noch: Ist das geil! Das war so ein Effekt. Die Jungs haben Spaß daran. Die Kunden sehen das Image, dass dadurch aufgebaut wird. Das sind Effekte, die darf man nicht unterschätzen. Großartig.

Craftnote
Gibt es Mitarbeiter, die sich durch Craftnote kontrolliert fühlen? Oder ist es eher eine Motivation für sie?

Michael Kotyza
Craftnote hat bei meinen Mitarbeitern wirklich nur positives Feedback ausgelöst. Meine Mitarbeiter haben von Anfang an sehr, sehr gerne mit Craftnote gearbeitet und haben tatsächlich sofort ihren Nutzen erkannt, den sie dadurch haben. Denn Mitarbeiter, das ist meine Erfahrung, wollen informiert sein. Mitarbeiter wollen Verantwortung übernehmen. Wenn ich aber keine Informationen habe, kann ich keine Verantwortung übernehmen. Und Craftnote hat eigentlich zu gar keiner Ablehnung im Kreise meiner Mitarbeiterschaft geführt. Wir haben auf der anderen Seite aber auch digitale Werkzeuge eingeführt. Wir machen die digitale Zeiterfassung mit einer mobilen Fahrzeug-Ortung. Diese Dinge waren dann schon schwieriger zu kommunizieren und einzuführen. Aber auch diese Systeme laufen bei uns heute sehr, sehr zufriedenstellend.

Craftnote
Glaubst Du, dass Du einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Deinen Marktbegleitern hast?

Michael Kotyza
Die Frage nach dem Wettbewerbsvorteil ist ganz einfach und schnell beantwortet: Ja, ganz klar! Das ist so klar, wie noch irgendwas sein kann. Der Wettbewerbsvorteil ist gigantisch. Wir werden als professionelle Dienstleister wahrgenommen. Der Kunde sieht das, der Kunde ist neugierig. Die Mitarbeiter gehen ganz anders mit dem Thema digitale Bauakte um als mit der Papiervariante. Es wertet den Mitarbeiter auf der Baustelle auf. Es trägt zur Imagebildung bei. Das sind Dinge, die sind aus meiner Sicht unbezahlbar.

Craftnote
Wie nutzt Du Craftnote in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern und welche Vorteile entstehen dadurch?

Michael Kotyza
Zum Beispiel: Wir bieten komplette Bäder an. Altes Bad raus, neues Bad rein. Was brauchen wir? Wir brauchen einen Fliesenleger, einen Elektriker, einen Maler und was es da sonst noch alles gibt an anderen Handwerkern. Da haben wir ein tolles Netzwerk aufgebaut. Mit denen arbeiten wir zusammen und alle Absprachen werden jetzt auch nicht mehr per E-Mail getroffen, sondern immer kunden- und projektbezogen in Craftnote geführt. Alle Absprachen werden in kurzen, knappen Sätzen dokumentiert. Wir haben uns das Schreiben von langen E-Mails abgewöhnt, von verstopften Postfächern. Davon sind wir schon lange weg. Die Informationen werden dort abgelegt, wo sie auch hingehören. Jeder kann mitlesen, jeder weiß Bescheid. Unsere Subunternehmer oder unsere Partner-Gewerke, wie ich es viel besser und schöner finde zu sagen, die haben, wenn wir so ein Bad bauen, natürlich den vollen Zugriff auf die gleichen Informationen wie unsere Techniker, weil wir sie in Craftnote einladen. Tatsächlich haben viele von denen im eigenen Unternehmen schon Craftnote eingeführt.

Craftnote
Was hat sich durch Craftnote noch in Deinem Unternehmen verbessert?

Michael Kotyza
Durch die Einführung von Craftnote haben wir heute auch Sachen, die ich auf dem Papierweg nie geschafft habe, beispielsweise Verbesserungsvorschläge. Es gab natürlich bei uns im Unternehmen ein Formular, einen Verbesserungsvorschlag auszufüllen und abzugeben. In der Praxis ist das bei uns einfach nicht passiert, Punkt. Wir haben jetzt eine Möglichkeit geschaffen mit einem internen Bereich, indem sich Mitarbeiter austauschen können, indem wir auch solche Sachen ablegen können. Wir haben so etwas wie den Speicher geschaffen, wo die Mitarbeiter ganz schnell und einfach Dinge reinschreiben können, wenn sie etwas im Kopf haben. Und tatsächlich sammeln wir, seitdem wir das so organisiert haben, plötzlich Vorschläge, Ideen und nutzen an der Stelle auch das positive kreative Potenzial unserer Mitarbeiter viel besser aus und haben dadurch auch einige Verbesserungen schon erreicht.