Durch digitale Akten mehr Zeit für das Kerngeschäft gewinnen 

Warum man eine digitale Bauakte führen sollte, anstatt Papierberge anzuhäufen.

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Zur Übersicht Lars von Craftnote | 17. Januar 2019

Es ist schon erstaunlich, wie schnell sich der Aktenschrank eines deutschen Handwerksbetriebes mit Unterlagen füllt. Wobei jeder Bauhandwerker gerne bestätigen wird, wie essenziell wichtig sich eine gute Baudokumentation für das Gelingen des Projekts erweist. Doch der Raum, den die Akten einfordern, ist noch gar nicht mal das größte Ärgernis. Vielmehr ist es die zeitaufwendige Suche, die immer wieder an den Nerven zehrt. Die digitale Bauakte erspart fortan viel Zeit, um sich aufs Kerngeschäft zu konzentrieren. 

Digitale Bauakten – Berge von Papier und Zeit sparen 

Werfen wir einen Blick in den Standard-Aktenschrank eines mittelständischen Baubetriebes. Da stoßen wir zum Beispiel in der Buchhaltung auf Kreditoren und Debitoren. Pro Buchstabe des Alphabets wird dafür ein Ordner reserviert. Das sind dann bereits 52 Ordner. Hinzu kommen Ordner für besondere Kunden und Lieferanten, mit denen es zu umfangreicheren Geschäftsbeziehungen und folglich noch mehr Papier kommt. Dann schließt sich die Einteilung in spezielle Bauprojekte an. Je nach Umfang werden dort auch mehrere Ordner fällig. Wobei es hier schon rein vom Handling mit Dokumenten und Papierhüllen schwerfällt, weiter in „Unterordner“ zu sortieren. Nicht selten machen sich dann wichtige Unterlagen beim häufigen Blättern selbstständig und „reißen aus“. Last, but not least sind da noch die zahleichen internen Unterlagen, die sortiert und verwaltet werden wollen: Die Ordner für die Sozialabgaben, Steuerunterlagen, Lohnabrechnungen, Versicherungen, Maschinenpark, Fuhrpark, Inventur und, und, und …

Digitale Akten erleichtern generell die tägliche Arbeit um ein Vielfaches. Ein ein probates Mittel zeigt sich beispielsweise in der App für Handwerker. 

Die App für Handwerker – Ordnung am Bau erweist sich als schlau 

Es liegt in der Natur der Sache: Handwerker sind praktisch veranlagte Menschen. Handwerker realisieren durch ihr Talent das, was sich Bauherren, Architekten und Wohnungsbaugesellschaften am Zeichenbrett ausdenken. Doch bevor das Bauprojekt erfolgreich bewerkstelligt ist, müssen zahlreiche Menschen harmonisch und in zeitlichem Einklang auf der Baustelle zusammenarbeiten. Das betrifft sowohl die innerbetriebliche Kommunikation als auch den Austausch mit Auftraggebern und Lieferanten. Mit einer Handwerker App wie Craftnote lassen sich bürokratische Hürden am Bau einfach umgehen – und es bleibt Zeit für das Wesentliche. Denn alle nötigen Informationen sind mit nur wenigen Handgriffen abgerufen, eingegeben und versendet. Doch was ist, falls es in ländlichen Gebieten einmal zu einem Funkloch kommt? 

Kein Problem! Auf alle wichtigen Dateien lässt es sich dank Craftnote auch ohne Datenverbindung zugreifen. Wenn die Verbindung kurze Zeit später wieder steht, sind etwaige Aktualisierungen schnell erneut mobil übermittelt. Wobei gerade dem einfachen Handling auf der Baustelle eine gravierende Rolle zukommt. 

Die Handwerker App Craftnote – kein langes Studieren fürs schnelle Notieren 

Nichts ist nerviger auf der Baustelle, als wegen des umständlichen Ausfüllens von Formularen die Arbeit unterbrechen zu müssen. Allerdings ist eine ordentliche Baudokumentation nicht nur Voraussetzung für das Gelingen des Bauprojekts, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Ferner dient ein Bautagebuch dazu, dass es während und nach Fertigstellung des Bauprojektes zu keinen Unstimmigkeiten zwischen Bauherrn und Bauleiter kommt. Der gesamte Prozess des Hausbaus lässt sich so lückenlos nachvollziehen. Das bedeutet aber auch, dass der Bauherr Anspruch darauf hat, Auszüge aus dem Bautagebuch einzusehen und diese regelmäßig als Kopie anzufordern. Ein digitales Bautagebuch lässt sich nicht nur unkompliziert führen, sondern stellt auch alle gewünschten Informationen ohne großen Aufwand z. B. als PDF bereit.

**Praxistipp Fotos:** Insbesondere Fotos von Gewerken, die später nicht mehr zu sehen sind (z. B. Elektroinstallationen, Fußbodenheizungen) können sich zu einem späteren Zeitpunkt als sehr nützlich erweisen. Sollten Reparaturen notwendig werden, leisten solche Dokumentationen wertvolle Dienste. Mit Craftnote lassen sich Fotos und alle weiteren Dokumentationen problemlos für die jeweilige digitale Bauakte zusammenstellen. 

**Hinweis:** Um es Bauherren und Bauleitern einfach zu machen und einen guten Einblick in ein Bautagebuch zu geben, stellt myCraftnote einen Bau-Tagesbericht als Vorlage zum Download bereit. Übrigens ebenso kostenlos wie auch die Profiversion der Craftnote Handwerker App. 

Fazit: 

Ungeachtet welches Gewerk an der Baustelle tätig ist, die Einhaltung der Termine hat für alle Beteiligten Priorität. Da ist es nur logisch und konsequent, alle Möglichkeiten zu nutzen, um Zeit für das Kerngeschäft zu gewinnen. Warum nicht am Bau auf ein „digitales Werkzeug“ setzen, das heute eh jeder in der Tasche mit sich trägt – das Smartphone.

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Dirk Stefen