Fünf Punkte die eine gute Handwerkersoftware auszeichnen

Was sollte eine gute Handwerkersoftware leisten können und wie kann sie die Arbeit unterstützen, beziehungsweise erleichtern?

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Zur Übersicht Max von myCraftnote | 15. Januar 2020

Für handwerkliche Geschäftsprozesse gibt es eine Fülle von Software für Handwerker, die die Arbeitsprozesse in der Branche erheblich erleichtern und verbessern können. Statt Notizblock und Stift, wird auf dem PC oder mobilen Endgeräten digital notiert. Eine Handwerker Software übernimmt dann beispielsweise die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, die Kalkulation von Aufmaßen oder nimmt betriebswirtschaftliche Auswertungen vor. Damit lassen sich bis zu 60 % an Arbeitszeit bei einzelnen Geschäftsprozessen einsparen und dazu häufige Fehler vermeiden. Sollten Sie sich mit Ihrem Betrieb eine Software dieser Art zulegen wollen, gilt es auf ein paar Punkte zu achten. Denn eine Anschaffung in dieser Form, ist meist eine längerfristige Investition.

1. Eine handwerksspezifische Software ist das A und O.

Der Markt für Betriebssoftware ist groß, allerdings sind nicht alle Lösungen für jedes Gewerk geeignet. Hier gilt es darauf zu achten, dass die Leistungen des Programmes alle Anforderungen Ihres Gewerkes meistern. Dabei hilft es eine Liste mit Pflichtleistungen zu erstellen und sich im Voraus Gedanken zu machen. Ist es nötig Aufmaße zu erstellen, müssen bestimmte Schnittstellen vorhanden sein, soll die Software überall abrufbar sein? Fragen wie diese sind wichtig zu beantworten, da einige Anbieter ihre Programme leider mit Standardlösungen ausstatten, die im schlimmsten Fall nicht weiterhelfen können. An dieser Stelle bieten viele Anbieter Testversionen an, um einen Fehlkauf zu vermeiden.

2. Die Software muss die Arbeit erleichtern und nicht unnötig komplizierter machen

Ein zweiter Punkt ist die Benutzerfreundlichkeit der Software. Dieser Punkt setzt allerdings voraus, dass das Programm das Anforderungsprofil ihres Handwerksbetriebes erfüllt. Allerdings hilft die beste Handwerkssoftware nichts, wenn keiner im Betrieb mit ihr zurechtkommt. An diesem Punkt hilft auch die vorher erwähnte Testversion, die bei vielen Anbietern problemlos verfügbar ist. Die Einarbeitungszeit sollte so kurz wie möglich sein, damit etwaige Mitarbeiter schnell in das System eingeweiht werden können. Es sollte die Arbeit nicht komplizierter machen als sie ist, sondern im Gegenteil Arbeit abnehmen. Dazu gehört auch, dass die Software zum Beispiel verschiedene Verwaltungsmöglichkeiten im Bereich Rechnungen und Aufträge haben sollte. Außerdem sollten regelmäßige Updates die Möglichkeiten des Programmes anpassen oder erweitern können.

3. Thema Flexibilität: Von wo aus soll das Programm genutzt werden?

Neben der Benutzerfreundlichkeit ist die Abrufbarkeit der Software für Handwerker ein wichtiger Punkt. Wie und wo soll das Programm also abrufbar sein. Nur für den PC im Büro und dem Laptop auf der Baustelle oder auch für mobilen Endgeräten wie dem Smartphone oder Tablet. Flexibilität kann in dem Bereich von Vorteil sein, wenn sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall mit dem Programm arbeiten können. So ist es möglich, beispielsweise Arbeitsstunden oder Materialverbrauch direkt von der Baustelle zu übermitteln, um den Arbeitsprozess im Notfall rechtzeitig zu korrigieren. Ist das Programm mit einem reinen Installationsprozess verbunden, sollte es zusätzlich eine Schnittstelle mit einer App auf mobilen Endgeräten geben. Eine zeitgemäße Entscheidung wäre eine Cloud basierte Software, die sich von allen Geräten und Kommunikationsmöglichkeiten jederzeit abrufen lässt.

4. Wichtige Schnittstellen mit anderen Systemen müssen berücksichtigt werden

Ein weiterer Punkt ist es, sicherzustellen, dass die Baustellensoftware mit wichtigen Schnittstellen kompatibel ist. Auch hier hilft es sich im Vorfeld zu informieren, was Kunden und Geschäftspartner für Software nutzen, um die Arbeitsprozesse zu optimieren. Kann zum Beispiel ein Kunde das vorgefertigte digitale Angebot nicht öffnen oder der Geschäftspartner, auf Grund eines anderen Systems, die zugesendeten Daten nicht auswerten, offenbaren sich schnell enorme Probleme. Eine Schnittstelle zu einer mobilen Lösung wie Craftnote stellt einen standardisierten Austausch von Bauinformationen dar, die für den Kontakt mit Kunden und Partnern wichtig sind.

5. Unnötige Kosten vermeiden und DSGVO-konform arbeiten

Als Letztes ist es enorm wichtig, sicherzustellen, dass die ausgewählte Baustellensoftware auch DSGVO-konform ist. Da seit Mai 2018 die neue Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) von der Europäischen Union beschlossen wurde, muss diese auch in Deutschland umgesetzt werden. Durch die Verordnung müssen alle Betriebe, die mit kunden- oder mitarbeiterbezogenen Daten arbeiten sich verpflichten, nur so viele Daten abzurufen und zu speichern, wie es nötig ist. Werden Daten nicht mehr für ihren jeweiligen Verwendungszweck gebraucht, müssen sie gelöscht werden. Damit keine unnötigen Gerichtsprozesse und Kosten anfallen, hilft es daher, einen Softwareanbieter zu wählen, der konform der Datenschutz-Grundverordnung ist. Nebenbei stellt die Software nur ein Teil der Betriebsprozesse dar, die sich an die Verordnung halten müssen.  

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Dirk Stefen